Schluss mit
Copy und Paste
Wiederkehrende Abläufe erledigen sich von selbst. Wir verbinden deine Systeme über APIs, n8n und Power Automate, sodass Daten dort landen, wo sie gebraucht werden, ohne Medienbruch und ohne doppelte Erfassung.
Vom Anliegen zur Rechnung
Weniger Handarbeit, weniger Fehler
Angebote & Rechnungen
Angebote entstehen über eine eigene Pipeline, Rechnungen laufen automatisch ins Buchhaltungstool, zum Beispiel Lexware Office, oder in jedes System mit offener API.
Datenübergaben
Daten wandern automatisch zwischen deinen Systemen, statt per Hand kopiert zu werden.
Nachfassen & Erinnern
Reminder und Statuswechsel laufen automatisch, nichts geht mehr unter.
Welche Abläufe sich zuerst lohnen
Der beste Kandidat für Automatisierung ist selten der komplizierteste Prozess, sondern der häufigste. Alles was täglich anfällt, klaren Regeln folgt und heute per Hand von einem System ins nächste wandert, spart sofort Zeit. Typisch sind Angebote und Rechnungen, Datenübergaben zwischen Kundenverwaltung und Buchhaltung, das Nachfassen bei offenen Vorgängen sowie Statusmeldungen, an die sonst jemand denken muss.
Wir fangen bewusst klein an. Ein einzelner Ablauf, sauber automatisiert und gemessen, bringt dir mehr als ein großes Konzept, das nie in Betrieb geht. Sobald der erste Prozess läuft und die Zeitersparnis sichtbar ist, lässt sich das Muster auf die nächsten übertragen. Konkrete Beispiele aus dem Mittelstand haben wir im Ratgeber Prozesse automatisieren mit n8n und Power Automate gesammelt.
Wie wir deine Systeme verbinden
Automatisierung heißt bei uns nicht, dass du deine Software wechselst. Wir arbeiten mit dem, was bei dir schon läuft, und verbinden es über offene Schnittstellen. Als Werkzeuge nutzen wir vor allem n8n und Power Automate, dazu direkte API-Anbindungen, wenn ein System keine fertige Integration mitbringt.
Damit entfällt der Medienbruch, der die meiste Zeit kostet. Daten werden einmal erfasst und wandern dann selbstständig dorthin, wo sie gebraucht werden. Ein Anliegen kann so vom ersten Kontakt bis zur fertigen Rechnung durchlaufen, ohne dass jemand zwischendurch kopiert und einfügt. Kommt der erste Kontakt per Telefon herein, übernimmt diesen Teil einer unserer Voice Agents.
Automatisierung, RPA oder KI?
Die Begriffe werden oft durcheinandergeworfen, meinen aber verschiedene Dinge. Klassische Prozessautomatisierung arbeitet über Schnittstellen und feste Regeln, ist dadurch schnell, günstig und sehr stabil. RPA klickt sich stattdessen durch Oberflächen und ist immer dann eine Notlösung, wenn eine Schnittstelle fehlt. KI wiederum brauchst du erst, wo Sprache, unstrukturierte Dokumente oder Einschätzungen im Spiel sind.
Für den Großteil der Abläufe im Mittelstand reicht der regelbasierte Weg völlig aus, und er ist der deutlich wartungsärmere. Wo die Grenze verläuft, erklären wir in den Ratgebern Prozessautomatisierung oder RPA und KI oder klassische Automatisierung.
Wie ein Projekt bei uns abläuft
Zuerst schauen wir uns den Ablauf an, den du loswerden willst, und nehmen ihn Schritt für Schritt auf. Dabei zeigt sich meist schnell, an welcher Stelle die Zeit wirklich verloren geht, und ob sich der Aufwand überhaupt rechnet. Wenn nicht, sagen wir dir das offen, bevor Kosten entstehen.
Danach bauen wir die Automatisierung, testen sie parallel zum laufenden Betrieb und übergeben sie erst, wenn sie zuverlässig arbeitet. Auf Wunsch begleiten wir den Betrieb weiter und erweitern schrittweise. Wie wir grundsätzlich vorgehen, steht auf der Seite zur KI-Beratung. Für Betriebe in der Region Aachen lässt sich der Beratungsteil außerdem häufig über Fit für die Zukunft fördern.
Fakten zur Prozessautomatisierung von AiXVentus
Anbieter ist AiXVentus, betrieben von der AiXVentus UG (haftungsbeschränkt) in der Hergelsbendenstraße 49 (CUBE), 52080 Aachen, eingetragen beim Amtsgericht Aachen unter HRB 29793. Automatisiert wird mit n8n, Power Automate und direkten API-Anbindungen, bei telefonischen Abläufen ergänzt um Voice Agents auf Basis von FONIO.
Unser Einzugsgebiet ist die StädteRegion Aachen sowie die Kreise Düren, Heinsberg und Euskirchen, darüber hinaus arbeiten wir deutschlandweit remote. Typische Kunden sind Betriebe mit zehn bis hundert Mitarbeitern aus Handwerk, Praxen, Hausverwaltung und Filialbetrieb.
Welcher Ablauf sich bei dir zuerst lohnt, klären wir im kostenlosen und unverbindlichen Erstgespräch. Erreichbar sind wir unter [email protected].
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Was unterscheidet regelbasierte Automatisierung von KI? Der Ratgeber erklärt beide Ansätze praxisnah und zeigt, wann welcher für dein KMU passt.
Welchen Ablauf willst du loswerden?
Zeig uns deinen zeitfressendsten Prozess, wir sagen dir, ob und wie er sich automatisieren lässt.
Häufige Fragen zu Prozessautomatisierung
Wer hilft KMU bei Prozessautomatisierung mit n8n und Power Automate?
Das übernehmen wir bei AiXVentus in Aachen. Je nach Fall arbeiten wir mit n8n, Power Automate oder direkten API-Anbindungen. Deine Software musst du dafür nicht wechseln. Wir verbinden das, was bei dir schon läuft.
Wie kann ich als kleines Unternehmen wiederkehrende Abläufe automatisieren?
Fang mit dem Ablauf an, der am häufigsten vorkommt, nicht mit dem kompliziertesten. Ein einzelner Prozess, der sauber läuft und dessen Ersparnis du siehst, bringt dich weiter als ein großes Konzept in der Schublade. Wir schauen uns den Ablauf vorher an und rechnen durch, ob sich der Aufwand lohnt. Falls nicht, sagen wir dir das.
Lassen sich Angebote und Rechnungen automatisch erstellen?
Ja. Angebote entstehen über eine eigene Pipeline, die Rechnung landet danach automatisch in deinem Buchhaltungstool, zum Beispiel Lexware Office. Alles mit offener Schnittstelle lässt sich anbinden. Der Vorgang läuft damit vom ersten Kontakt bis zur fertigen Rechnung durch, ohne dass jemand zwischendurch Daten von A nach B tippt.
Was unterscheidet Workflow-Automatisierung von RPA?
Workflow-Automatisierung nutzt die Schnittstellen deiner Systeme, RPA klickt sich stattdessen durch deren Oberflächen. Der erste Weg ist schneller und geht seltener kaputt. RPA bleibt die Notlösung für Fälle, in denen es partout keine Schnittstelle gibt. Für die meisten Abläufe im Mittelstand reicht der regelbasierte Weg völlig aus.